Zasady ujmowania wydatków z tytułu podróży służbowej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Jeżeli zlecamy pracownikowi wykonanie zadania poza miejscowość, w której znajduje się nasza siedziba lub poza stałe miejsce pracy pracownika to wysyłamy go w podróż służbową .
Definicja podróży służbowej zawarta została w art.77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) – dalej k.p.
Zgodnie z tym przepisem podróżą służbową jest wykonywanie – na polecenie pracodawcy – zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Jednakże miejsce wykonywania pracy to nie zawsze siedziba pracodawcy dlatego tak ważne jest wyraźne określenie miejsca pracy w umowie o pracę . Jeśli miejsce pracy nie zostało określone w umowie, przyjmuje się , że miejscem tym jest siedziba pracodawcy.
Zasady udokumentowania kosztów podróży służbowej pracownika określają:
1) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz.1475 z póź zm.),
2) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 ze zm.) lub odpowiednio poza granicami kraju (Dz.U. nr236, poz.1991 ze zm.), dalej r.p.s.
Jak wynika z § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów w księdze podatkowej dotyczących kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, czyli w praktyce na druku delegacji .
Dowód wewnętrzny dotyczący rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników powinien zawierać co najmniej takie dane jak: .:
– imię i nazwisko pracownika,
– cel podróży,
– nazwę miejscowości docelowej,
– liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
– stawkę i wartość przysługujących diet.
– podpis pracodawcy
Nie ma obowiązku potwierdzania odbytej podróży służbowej w delegacji pieczątką bo przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku posiadania takiego potwierdzania podróży .
Do delegacji pracownik należy dołącza wszystkie dowody (faktury) potwierdzające rodzaj i kwoty poniesionych wydatków . Mogą to być np.: koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowane fakturami, rachunkami wystawionymi na firmę czy biletami komunikacyjnymi oraz inne udokumentowane koszty podróży służbowej zaakceptowane przez pracodawcę.
Zdarza się że pracownik nie ma dowodu poniesienia wydatku a taki wydatek został faktycznie poniesiony. Jeśli jego poniesienie było uzasadnione pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Przykład : pracownik odbył podróż służbową pociągiem , ale zagubił bilet . Posiada jednak dowód zapłaty za ten bilet, które przedstawił pracodawcy . W tej sytuacji pracownik wraz z dowodem zapłaty za bilet przedkłada stosowne wyjaśnienie braku biletu i takie dokumenty są wystarczające do uznania tego wydatku za koszt podatkowy.
Pracodawca nie może bowiem odmówić zwrotu kosztów przejazdu w ramach podróży służbowej nawet wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić biletu PKP .
Ważne : udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Jednakże w przypadku, gdy pracownik w służbową podróż wybierze się własnym samochodem obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, którą powinien dołączyć do rozliczenia takiej podróży.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, numer kolejny wpisu do ewidencji, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. Należy tu pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek nieprzekraczający kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu
Obowiązek ten nie wynika wprawdzie z przepisów w sprawie podróży służbowych ale obliguje do tego art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) w związku z ust.5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ), dalej updof.. Tylko bowiem w takim przypadku wydatek poniesiony na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu w celu odbycia podróży służbowej, pracodawca będzie mógł ująć do kosztów uzyskania przychodów.
W nowym , obowiązującym przepisie § 4 r.p.s. przewidziano, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Przykładowy katalog tych dodatkowych wydatków obejmuje w szczególności opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży prywatnym pojazdem, oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej krajowej lub zagranicznej.
Co do zasady, wydatki ponoszone przez pracodawcę w związku z podróżami służbowymi pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych – są one przecież ponoszone w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Przypominamy jednak , że w myśl art 23 ust 1 pkt 36u.p.d.o.f., nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Ustawodawca nie określił jednak jakie wydatki należą do wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych a organy podatkowe stoją na stanowisku , że są to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb pracodawcy np.: zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenie OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądy techniczne, opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazd autostradą.
A więc te wydatki powinny być jednak zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu „kilometrówki” –interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 września 2012 r., nr IBPBI/2/423-673/12/MS.
Jak na razie nie ma zmian powyższego stanowiska .
Pamiętaj : Zwrot kosztów podróży przysługujący pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie stanowi oni wynagrodzenia pracownika ani podstawy naliczenia składek ZUS. Gdyby jednak pracodawca zastosował wyższą stawkę za 1 kilometr przebiegu niż wynikająca z przepisów, to wydatki przekraczające „kilometrówkę” nie stanowią kosztu uzyskania przychodów
Diety oraz inne należności otrzymane przez pracownika z tytułu podróży służbowej wolne są od podatku dochodowego od osób fizycznych ale tylko do kwoty określonej w przepisach prawa wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróż. Przychody te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na zasadach określonych w art.21 ust.1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f
Jeśli pracownik odbywa podróż służbową swoim prywatnym samochodem osobowym, a pracodawca zwróci mu koszty przejazdu w kwocie wyższej niż tzw. „kilometrówka”, to kwota przewyższająca ten limit będzie podlegała opodatkowaniu.
Rozliczenia kosztów podróży dokonuje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.
Uzasadnione i zaakceptowane przez pracodawcę wydatki poniesione w związku z taką podróżą pracownika ujmuje się w kolumnie 13 „pozostałe wydatki” podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kolumna ta jest bowiem przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów, poza wymienionymi w kolumnach 10-12 .
Podstawa prawna:
art.21 ust.1 pkt 16 lit. , art 23 ust 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.:Dz.U.z 2012 r poz 361)
– art.77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) –
– § 14 ust. 3 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz.1475 z póź zm.),
-§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 ze zm.) lub odpowiednio poza granicami kraju (Dz.U. nr236, poz.1991 ze zm.), dalej r.p.
– interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 września 2012 r., nr IBPBI/2/423-673/12/MS
Autor Krystyna Dąbrowska , doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Podatkowego Praktyk w Lublinie
