Chyba każdy przedsiębiorca borykający się z biurokracją i obowiązkami płynącymi z prowadzenia własnej działalności gospodarczej, marzy o tym, aby wszystko odbywało się sprawnie i bez niepotrzebnych przeszkód. Prawdziwy wyzwaniem może więc być kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Właśnie dlatego warto wiedzieć, jak należy się do niej przygotować.
Kto może podlegać kontroli ZUS?
Warto rozpocząć od tego, kto tak naprawdę może być objęty kontrolą ze strony ZUS. Przepisy określają, że kontroli są poddawani przedsiębiorcy oraz organizacje różnego rodzaju, tj. firmy jednoosobowe, spółki handlowe, zakłady pracy oraz organizacje pozarządowe czy fundacje, a także instytucje publiczne.
Do kontroli mogą być poddane osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę-zlecenie lub umowę o dzieło, których usługi są w dniu kontroli wykonywane na rzecz przedsiębiorcy lub innego rodzaju organizacji.
Celem kontroli jest między innymi sprawdzenie prawidłowości rozliczeń z ZUS, przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz ewentualne wykrycie przypadków nieprawidłowości.
Jakie dokumenty przygotować do kontroli ZUS?
W celu prawidłowego przeprowadzenia kontroli przedstawiciel ZUS może zażądać dostępu do wybranych dokumentów. Należy więc upewnić się, że posiada się pod ręką wszystkie akta dotyczące spraw kadrowych, wynagrodzeń oraz korespondencję z ZUS. Dodatkowo warto dysponować kopiami umów zawartych z pracownikami, zwolnień lekarskich i wynagrodzeń za czas choroby oraz dokumentami związanymi z realizacją bieżących zobowiązań. Ogólnie rzecz biorąc, kontroler ZUS może poprosić o dostęp do praktycznie każdego dokumentu.
W tego typu sytuacjach okazuje się, jak ważne jest korzystanie z pomocy naszego biura księgowego w Lublinie.
Jakie warunki należy zapewnić osobom kontrolującym z ZUS?
Osoby kontrolujące powinny dostać dostęp do pomieszczeń oraz wszystkich pracowników, którzy są objęci kontrolą. To oznacza, że nie tylko przedsiębiorca, ale również jego kadra zarządzająca i pracownicy, muszą udzielić pełnej obsługi sprawdzającym.
Przedsiębiorca na prośbę kontrolujących ma obowiązek:
- przedstawić dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
- stworzyć kopie dokumentów,
- udzielać koniecznych wyjaśnień.
